[교육 7일차]Exchange Online Retention, In-place archiving and Inactive Mailboxes
2026. 5. 19. 16:10ㆍ카테고리 없음
Exchange Online
데이터 거버넌스 &
정보 보호 완전 정복
Section 01
Exchange Online 기본 개념 복습
Exchange Online은 Microsoft가 호스팅하는 클라우드 기반 이메일 및 캘린더 서비스로, Microsoft Entra ID와 통합되어 인증 및 접근 관리를 수행합니다.
🔑 핵심 관리 도구
PRIMARY
Exchange 관리 센터 (EAC)
메일 흐름, 마이그레이션, Exchange 특정 설정 관리에 주로 사용
ALT
Exchange Online PowerShell
EAC의 대안으로 CLI 기반 관리. 자동화 및 대량 작업에 유리
GRAPH
Microsoft Graph PowerShell
사용자/그룹 관리 시 User.ReadWrite.All 등 적절한 권한 스코프 지정 필요
RBAC
역할 기반 액세스 제어
역할 그룹(기본/사용자 지정)으로 권한 관리. EAC 접근에는 Exchange 관리자 역할 필요
📧 Exchange Online DNS 레코드
| 레코드 | 역할 | 비고 |
|---|---|---|
MX | 도메인으로 메일 배달 위치 지정 | 가장 중요, 반드시 설정 |
SPF | 발신 서버 인증 (스푸핑 방지) | TXT 레코드로 게시 |
DKIM | 메일 서명으로 위변조 탐지 | 공개키 기반 서명 |
DMARC | SPF/DKIM 실패 시 처리 정책 | 리포트 수신도 가능 |
Autodiscover | Outlook 자동 구성 | 클라이언트 연결 필수 |
💡 핵심 포인트
기본 onmicrosoft.com 도메인은 사용자 지정 도메인이 제거될 경우의 대체 ID 및 이메일 라우팅 도메인으로 사용됩니다. Microsoft 365 가입 시 자동 할당됩니다.
Section 02
사서함 유형 & 라이선스
사용자 사서함
라이선스 필요. 기본 50GB, Plan 2는 100GB. 라이선스 제거 후 30일 뒤 데이터 영구 삭제
리소스 사서함
라이선스 불필요. 기본 50GB 제한. 회의실, 장비 등 예약 관리용
공유 사서함
여러 사용자가 공유. 50GB 이하 시 라이선스 불필요
비활성 사서함
Hold/보존 정책 적용 후 삭제 시 생성. 퇴직자 데이터 보존 목적. 복구 또는 다른 사용자로 복원 가능
⚠️ 중요
Exchange Online 라이선스 제거 시, 보존 정책이나 Hold가 없다면 30일 후 사서함 데이터가 영구 삭제됩니다. 데이터 보존이 필요한 경우 미리 Litigation Hold 또는 보존 정책을 적용하세요.
🔐 사서함 권한 (Delegation)
| 권한 | 설명 |
|---|---|
| Send As | 대리인이 사서함 소유자 명의로 직접 발송하는 것처럼 보임 |
| Send on Behalf | "A가 B를 대신하여" 형식으로 발송 |
| Full Access | 사서함 전체 접근 (읽기/쓰기) |
Section 03
복구 가능 항목 폴더 (Recoverable Items)
복구 가능 항목 폴더는 사용자에게 보이지 않는 특수 폴더로(Outlook에서 삭제된 항목 하위 폴더 제외), 삭제/수정된 항목, 감사 로그 등을 보존하는 핵심 구조입니다.
📂 삭제 단계 이해
1단계
Delete
삭제된 항목 폴더
→
2단계
Soft Delete
Deletions 하위폴더
→
3단계
Hard Delete
Purge 하위폴더
→
최종
영구 삭제
복구 불가
🗂️ 하위 폴더 구조
| 하위 폴더 | 저장 내용 |
|---|---|
| Deletions | Soft Delete된 항목 (사용자가 Shift+Delete하거나 휴지통에서 삭제) |
| Versions | 수정된 항목의 이전 버전 (Single Item Recovery용) |
| Purge | Litigation Hold / Single Item Recovery 기간 만료 후 영구 삭제 대기 항목 |
| Audit | 사용자/관리자의 사서함 활동 감사 로그 |
| DiscoveryHold | eDiscovery 검색 쿼리로 보존 중인 항목 |
📌 용량 참고
기본 복구 가능 항목 할당량: 30 GBLitigation Hold 활성화 시 자동으로 110 GB로 증가
이 폴더를 활용하는 기능들: 단일 항목 복구 사서함 보존 보존 정책 보존 레이블 사서함 감사
Section 04
사서함 보존 Hold 유형
PURVIEW
Litigation Hold (소송 보존)
사용자의 모든 사서함 데이터를 기간 지정 또는 무기한 보존. PowerShell 또는 M365 관리 센터로 설정
PURVIEW
eDiscovery Hold
eDiscovery 케이스에서 검색된 항목을 지정 기간 보존. 소송/조사 목적
AUTO
Delay Hold (지연 보존)
다른 Hold 제거 시 30일간 자동 적용. 영구 삭제 전 데이터 보호
TEMP
Retention Hold (보존 일시정지)
보존 정책을 일시적으로 중단. 예: 직원 휴가 중 받은 메일이 바로 삭제되지 않도록
💻 PowerShell: Litigation Hold 설정
PowerShell
# Litigation Hold 활성화Set-Mailbox -Identity "user@contoso.com" -LitigationHoldEnabled $true
# 기간 지정 (일 단위)
Set-Mailbox -Identity "user@contoso.com" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 365
# 사서함의 Hold 상태 확인
Get-Mailbox -Identity "user@contoso.com" | FL LitigationHold*
💻 PowerShell: Hold 상태 종합 확인
PowerShell
# 보존 관련 전체 속성 확인Get-Mailbox -Identity "user@contoso.com" |
FL LitigationHoldEnabled, InPlaceHolds, RetentionHoldEnabled, DelayHoldApplied
# 조직 전체 보존 정책 확인
Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds
🔎 InPlaceHolds 접두사 해독
| 접두사 | 의미 |
|---|---|
mbx | Exchange 사서함에 적용되는 보존 정책 |
grp | Microsoft 365 그룹 및 Teams 채널 메시지 |
skp | Skype for Business |
숫자 접미사 :1 | 삭제 정책 |
숫자 접미사 :2 | 보존 정책 |
숫자 접미사 :3 | 보존 후 삭제 정책 |
Section 05
보존 정책 & 보존 레이블 (Microsoft Purview)
Microsoft는 레거시 기능 대신 Microsoft Purview의 보존 정책 및 보존 레이블 사용을 권장합니다.
⚖️ 보존 정책 vs 보존 레이블
| 구분 | 보존 정책 | 보존 레이블 |
|---|---|---|
| 적용 범위 | 조직 전체 또는 특정 위치(사서함, SharePoint 등) | 개별 폴더 또는 항목 |
| 적용 방법 | 자동 적용 (관리자) | 관리자 자동 또는 사용자가 직접 적용 (Outlook) |
| 우선순위 | 삭제 정책보다 보존 정책 우선 여러 정책 → 가장 긴 보존 기간 적용 |
레이블이 정책보다 우선 적용 |
| 대상 | Exchange, SharePoint, OneDrive, M365 Groups | Exchange 사서함 내 폴더/항목 |
| 적용 시간 | 최대 7일 소요 | 즉시 적용 |
🔧 보존 정책 설정 범위 유형
적응형 범위 (Adaptive)
Entra ID 속성 기반 동적 사용자/사이트 그룹. 라이선스 요구 있음
정적 범위 (Static)
명시적으로 위치 지정. 조직 전체 또는 특정 사서함 선택
💻 PowerShell: 보존 정책 확인
PowerShell (Compliance)
# 모든 보존 정책 목록Get-RetentionCompliancePolicy
# 특정 사서함에 적용된 보존 정책 확인
Get-Mailbox -Identity "user@contoso.com" |
FL ComplianceTagHoldApplied, InPlaceHolds
# Managed Folder Assistant 즉시 실행 (정책 즉시 적용)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "user@contoso.com"
🛠️ Purview Policy Lookup 활용
Microsoft Purview 포털의 데이터 수명 주기 관리 > 정책 조회 기능을 사용하면 특정 사용자 사서함에 어떤 보존 정책이 적용되어 있는지 빠르게 확인하고, 특정 사서함을 정책에서 제외할 수 있습니다.
🏷️ 보존 레이블 게시 프로세스
- Purview 포털에서 보존 레이블 생성 (보존 기간, 동작, 이벤트 기반 트리거 설정)
- 레이블 정책에 게시 (레이블 정책 = 어떤 사용자/위치에 레이블을 노출할지 지정)
- 사용자가 Outlook / OWA에서 직접 레이블 적용 (폴더 또는 항목 단위)
Section 06
보관 사서함 (Archive Mailbox)
🗄️ 보관 사서함 스펙 비교
| 기능 | 기본 | 자동 확장 아카이브 |
|---|---|---|
| 추가 스토리지 | +100 GB | 최대 1.5 TB |
| 활성화 방법 | EAC / PowerShell | PowerShell만 가능 |
| 필요 라이선스 | Exchange Online Plan 2 또는 Exchange Online Archiving 추가 기능 | 동일 |
| Outlook 표시 이름 | 클래식: "Online Archive - user@..." / OWA: "Anyplace Archive" | 동일 |
💻 PowerShell: 보관 사서함 관리
PowerShell
# 단일 사용자 보관 사서함 활성화Enable-Mailbox -Identity "user@contoso.com" -Archive
# 조직 전체 자동 활성화 (Plan 2 라이선스 필요)
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
# 자동 확장 아카이브 활성화 (개별 사용자)
Enable-Mailbox -Identity "user@contoso.com" -AutoExpandingArchive
# 보관 사서함 상태 확인
Get-Mailbox -Identity "user@contoso.com" | FL Archive*
🔄 기본 보관 정책 (MRM 기본 태그)
📌 기본 동작
기본 MRM 보존 정책에 포함된 기본 정책 태그(DPT): 2년 이상 된 항목을 자동으로 보관 사서함으로 이동사용자는 Outlook에서 개인 태그를 직접 폴더/항목에 적용 가능하며, 사용자 지정 태그가 관리자 전역 정책보다 우선합니다.
⚡ 신규: 자동 보관 기능
기본 사서함이 할당량의 90%에 도달하면, 보관 사서함이 프로비저닝된 경우 항목이 자동으로 이동됩니다.
Section 07
레거시 보존 태그 & MRM (Messaging Records Management)
⚠️ 레거시 기능
MRM 보존 태그는 레거시 기능입니다. Microsoft는 Purview 보존 정책 및 레이블 사용을 권장합니다. 단, 보관 사서함으로 항목을 이동(Move to Archive)하는 동작은 여전히 MRM 태그를 통해서만 가능합니다.
🏷️ 보존 태그 유형
| 태그 유형 | 적용 대상 | Move to Archive 가능 |
|---|---|---|
| DPT (기본 정책 태그) | 사서함 전체 (태그 없는 항목) | ✅ |
| RPT (보존 정책 태그) | 받은 편지함, 보낸 편지함 등 기본 폴더 | ❌ |
| 개인 태그 (Personal Tag) | 사용자가 지정하는 폴더/항목 | ✅ |
보존 태그 생성 후 보존 정책에 추가 → 사서함에 정책 할당 순서로 게시합니다.
Section 08
저널링 (Journaling)
⚠️ 레거시 기능
저널링은 Exchange 레거시 기능으로 Microsoft가 권장하지 않습니다. 최신 보존 기능으로 대체하는 것을 권장하지만, 일부 규정 준수 요구 시 여전히 사용됩니다.
저널링은 지정된 사서함으로 이메일 사본을 외부 사서함에 전달하는 기능입니다. 트랜스포트 규칙과 유사하게 동작합니다.
⚙️ 저널링 설정 순서
- 저널 보고서 수신 사서함 설정 — 저널 규칙 생성 전에 반드시 먼저 구성
- Purview 포털에서 저널 규칙 생성 — 대상 사서함, 범위, 메시지 유형 정의
- 메시지 추적(Message Trace)으로 검증 — 저널 규칙 트리거 여부 확인
📋 저널 보고서 형태
저널 규칙이 트리거되면, 원본 메시지가 첨부 파일로 포함된 저널 보고서가 지정된 사서함으로 전송됩니다. 메시지 추적 결과에서 발신자, 수신자, 저널 규칙 정보를 확인할 수 있습니다.
Section 09
오늘의 실습 체크리스트
배운 내용을 테스트 테넌트에서 직접 실습하여 확실히 익혀두세요!